Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
Цікаві місця Львова, про які ніхто не знає: відкриваємо нові горизонти
Львів – це місто з багатою культурною спадщиною та унікальною атмосферою, що приваблює туристів зі всього світу. Відомі пам’ятки, такі як площа Ринок, Високий Замок чи Оперний театр, добре знайомі як львів’янам, так і гостям міста. Однак існує низка цікаві місця Львова, про які ніхто не знає, навіть серед місцевих мешканців. У цьому тексті розглянемо саме такі локації, які варто відвідати, щоб відчути справжній колорит міста. Парк "Знесіння" – зелене серце на околиці Одним із таких маловідомих місць є парк "Знесіння". Він розташований на північному сході Львова і пропонує гармонійне поєднання природної краси та історичних артефактів. Багато львів’ян не здогадуються про цей простір, хоча він є ідеальним для тривалих прогулянок, бігу та велосипедних маршрутів. Тут збереглися залишки оборонних споруд, які колись слугували захистом для міста. "Знесіння" – це справжній природний оазис, прихований від повсякденного міського шуму. Таємничі лабіринти підземель Львова […]
Серйозна ДТП на виїзді з Теребовлі: троє травмованих
На виїзді з Теребовлі сталася серйозна ДТП. Унаслідок зіткнення двох авто троє людей отримали травми, в тому числі 10-річна дитина. Про це повідомили у пресслужбі поліції області. "Чергову автотрощу з потерпілими зареєстрували поліцейські 13 липня. Близько 12:40 житель Зборівської територіальної громади, керуючи автомобілем Reno clio, при виїзді із Теребовлі допустив зіткнення з автомобілем VoIkswagen Golf, який рухався попереду. До лікарні за меддопомогою звернулися троє пасажирів з VoIkswagen Golf. Двом потерпілим медики надали меддопомогу та відпустили за місцем проживання, а 10-річну дівчинку госпіталізували", - кажуть у поліції.
Трагедія на Чортківщині: чоловік випав з авто
На Тернопільщині стався нещасний випадок - посеред дороги в автомобіля відчинилися двері і пасажир випав з авто. На жаль, він загинув. Про це повідомили у поліції Тернопільської області. Трагедія сталася 12 липня. "У ході перевірки стало відомо, що близько 18:45 при в'їзді в село Глибочок Чортківського району в автомобілі КІА на повороті відкрилися задні двері, а пасажир не втримався та випав з автівки. У результаті падіння чоловік отримав травми несумісні із життям. За даним фактом відкрите провадження відповідно до частини 2 статті 286 Кримінального кодексу України", - йдеться у повідомленні.
На Кременеччині 16-річний юнак спаплюжив пам’ять Героя України
У селі Дунаїв Кременецького району 16-річний підліток виліз на пам'ятник Герою Небесної Сотні Олександру Капіносу та опублікував фото в соцмережі. Інцидент стався 12 липня. Про порушення повідомили поліцейському офіцеру громади того ж дня, повідомляють у ГУНП у Тернопільській області. Поліцейські швидко встановили особу порушника. Нею виявився місцевий житель 16 років. Інформацію про випадок внесли до журналу єдиного обліку заяв і повідомлень про кримінальні правопорушення та інші події. Зараз вирішується питання про притягнення юнака до адміністративної відповідальності. Олександр Капінос народився в селі Дунаїв та загинув під час Революції гідності в Києві. Посмертно він отримав звання Герой України. На допис юнака у соцмережах, де він хвалиться тим, що заліз на пам'ятник, звернула увагу сестра загиблого Олександра Капіноса. Вона написала заяву до поліції. "В граніті в центрі села Дунаїв стоїть гордо Сашко Капінос з прапором в руках, бандура та кобзар поруч. Дивлячись на […]
Відпочинок на природі: як посмажити шашлики і не порушити закон
Літо — час відпочинку та пікніків на природі. Але перш ніж розпалити багаття, переконайтеся, що це не заборонено. Де це робити можна, а де ні і яка відповідальність чекає на порушників — розповідають юристи системи надання безоплатної правничої допомоги (БПД). Де заборонено розводити багаття у лісі під час пожежонебезпечного періоду — поза спеціальними місцями у заповідниках ближче ніж за 30 м до будівель і споруд у дворах, парках, скверах — без спеціально обладнаних місць в інших заборонених законом зонах. Відповідальність за порушення вимог пожежної безпеки Адміністративна: - за порушення в лісі — штраф від 1530 до 4590 грн - у населеному пункті— від 340 до 1360 грн. Кримінальна: якщо сталося займання з майновою шкодою у великому розмірі чи шкодою здоров’ю — штраф від 17 000 до 68 340 грн, або виправні роботи на строк до двох років або до 3 […]
Замку на Тернопільщині передали скіфські наконечники та монети XVII ст
Київська митниця віддала до музеїв нову партію історичних артефактів. Серед них - скіфські наконечники стріл, які датуються V-IV століттями до нашої ери, та старовинні монети XVII століття. Скіфські наконечники передали до Бережанського краєзнавчого музею, повідомляє Київська митниця. Монети - драйпелькери та півтораки XVII століття - поповнили колекцію Державного історико-архітектурного заповідника "Межибіж". Відвідувачі зможуть побачити ці унікальні речі у замковому ансамблі XIV-XVI століття на Хмельниччині та у замку Синявських на Тернопільщині. Всі артефакти повернули у власність держави за рішенням суду. Розподіл культурних цінностей до музеїв відбувається за рішенням Експертно-фондової ради при Міністерстві культури України. Після офіційної передачі музейники відвідали внутрішню лабораторію Київської митниці. Митниця планує створити електронну бібліотеку оцифрованих культурних цінностей, які врятували від вивезення з України. Серед уже збережених артефактів - старовинні ікони, стародруки, фосилії, монети, трипільський посуд, давня зброя, амоніти та прикраси.
