Переїзд офісу (inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv) – це складний і відповідальний процес, що вимагає ретельного планування і чіткої організації. За статистикою, компанії змінюють своє місце розташування в середньому раз на 7-10 років.
Причинами переїзду можуть бути розширення бізнесу, оптимізація витрат, підвищення престижу фірми або закінчення терміну оренди. Але якими б не були мотиви, переїзд завжди пов’язаний зі стресом, часовими та фінансовими витратами.
Як обрати транспортну компанію для офісного переїзду?
Вибір надійної транспортної компанії – один із ключових чинників успішного офісного переїзду. Але як серед безлічі пропозицій на ринку знайти дійсно гідного підрядника? Ось кілька практичних порад:
- Віддавайте перевагу перевізникам, які спеціалізуються саме на офісних переїздах і мають у цій сфері солідний досвід. Наприклад, вже понад 5 років займається перевезенням вантажів по Києву компанія Inka Trans.
- Переконайтеся, що у перевізника є всі необхідні дозволи на транспортування вантажів, а також поліси страхування відповідальності та вантажів.
- Сучасний і технічно справний транспорт – важлива умова безпечного та ефективного перевезення. Дізнайтеся, які види машин (вантажівки, фургони, палетні борти) є в розпорядженні компанії, який їхній середній вік і як часто вони проходять техобслуговування.
- Обговоріть умови договору та оплати. Уважно вивчіть типовий договір вантажного таксі. Переконайтеся, що в ньому детально прописані всі умови перевезення: строки, обсяги, маршрут, вимоги до пакування та маркування, порядок приймання-передавання вантажу, відповідальність сторін, форс-мажори тощо.
Що входить у саму організацію офісного переїзду?
- Формування бюджету та пошук нового офісу. На цьому етапі потрібно визначити фінансові рамки переїзду, скласти список вимог до нового приміщення (площа, розташування, інфраструктура, паркування тощо) і почати його активний пошук. У середньому на це завдання йде від 2 тижнів до 1,5 місяців.
- Планування і розподіл обов’язків. Тут необхідно скласти детальний план переїзду з розбивкою за завданнями, термінами та відповідальними.
- Після підписання договору оренди потрібно підготувати нове приміщення до в’їзду: зробити ремонт (якщо потрібно), провести прибирання, встановити необхідне обладнання, налаштувати інженерні системи (вентиляцію, кондиціонування, пожежну сигналізацію тощо).
- За кілька днів до переїзду потрібно організувати пакування меблів, техніки, документів та особистих речей співробітників.
- Після переїзду не забудьте внести зміни до юридичної адреси, оновити контакти на сайті, в соцмережах, на візитках та іншій фірмовій поліграфії. А також розіслати партнерам, клієнтам і контрагентам повідомлення про зміну адреси.