Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
На Борщівщині сталася трагедія – загинула людина
Минулої ночі в селі Шупарка Борщівської територіальної громади сталася трагедія - під час пожежі загинула людина. Рятувальники виявили тіло загиблого, коли гасили житловий будинок. Вогонь охопив 50 квадратних метрів будівлі. Подію зафіксували 31 січня о 23:18, для ліквідації пожежі задіяли два чергові відділення ДСНС, поідомляється на сайті головного управління. Загалом протягом минулої доби на Тернопільщині сталося п'ять пожеж. Вогнеборці врятували від знищення сім будівель у різних частинах області. У Шумську 31 січня опівдні горів заклад громадського харчування. Вогонь пошкодив 30 квадратних метрів перекриття, знищив облицювання стін та кухонне обладнання на площі 50 квадратних метрів. Двома автоцистернами рятувальники загасили полум'я та врятували три сусідні будівлі. Увечері того ж дня палав житловий будинок у селі Мшанець Білецької громади. Експертиза встановила, що пожежу спричинило коротке замикання електроподовжувача. Вночі 1 лютого у Трибухівцях Чортківського району ліквідували займання господарської будівлі. Вогонь на площі 20 квадратних […]
На Тернопільщині двоє людей отруїлось чадним газом
На Тернопільщині сталося отруєння чадним газом. Про це повідомили фахівці ДСНС України у Тернопільській області. "30 січня о 17:30 до Копичинецької комунальної лікарні було госпіталізовано двох мешканців Васильковецької територіальної громади — 64-річну жінку та 39-річного чоловіка. Причиною госпіталізації стало отруєння чадним газом. Наразі стан потерпілих — задовільний, вони перебувають під наглядом медиків. За попередніми даними, отруєння виникло внаслідок несправності газового котла", - кажуть рятувальники.
Велика пожежа на Тернопільщині: горів будинок
На Тернопільщині сталася масштабна пожежа приватного будинку. Загоряння зафіксували у селі Травневе. Про це розповіли у ГУ ДСНС України у Тернопільській області. "06:01 у селі Травневе спалахнув приватний житловий будинок. Вогонь охопив площу 120 м кв., знищивши покрівлю та перекриття будівлі. Завдяки злагодженим діям підрозділів (4-ї та 3-ї ДПРЧ) вдалося врятувати саму будівлю від повного знищення. На місці працювала одна ланка ГДЗС, було подано два водяні стволи," - повідомили рятувальники.
Чи перерахують українцям платіжки за тепло, якого не було: з’явилось пояснення
Українцям, які цієї зими сиділи в холодних квартирах без нормального опалення, мають перерахувати платіжки за тепло. Про це заявив голова податкового комітету Верховної Ради Данило Гетманцев. За його словами, вже через кілька тижнів люди почнуть отримувати рахунки за опалення за січень. Депутат вважає, що там обов'язково треба врахувати реальну ситуацію, адже сотні тисяч родин багато днів жили в холоді. Він наголосив, що направив офіційне звернення щодо механізму перерахунку оплати за комунальні послуги. Це стосується випадків, коли теплопостачання не надавалося взагалі або було частковим. "На мою думку, там має бути враховано, що насправді багато днів сотні тисяч українських родин сиділи в холодних квартирах. Інакше це буде просто несправедливо", - написав народний депутат. Перерахунок мають зробити вже в лютому, підкреслив він. Це стосується тих ситуацій, коли температура в оселях опускалася до 10-12 градусів тепла. Депутат також запропонував розробити механізм компенсації для людей, […]
Протерміновані ліки і не тільки. В укритті тернопільської лікарні знайшли низку порушень
Представники омбудсмена перевірили укриття в Тернопільській обласній дитячій клінічній лікарні та виявили низку порушень. Зокрема, там знайшли прострочені медикаменти, недостатню кількість вогнегасників та відсутність доступу для людей з обмеженими можливостями. Моніторинг провели фахівці представництва Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини. Метою візиту була оцінка готовності захисної споруди до використання, перевірка її доступності для різних категорій населення та дотримання вимог законодавства у сфері цивільного захисту. Укриття розташоване у підвалі дитячої лікарні. Ним користуються переважно пацієнти та медичний персонал закладу. Під час перевірки двері були зачинені. За словами адміністрації, під час повітряної тривоги працівники відкривають доступ до приміщення. Площа укриття становить близько 1025 квадратних метрів. На території лікарні встановлені покажчики, які вказують шлях до укриття. Приміщення не захаращене, обладнано три входи. Температура у приміщенні задовільна, суттєвої сирості немає. Свіже повітря надходить через природну припливну вентиляцію, є генератор. Водночас перевірка показала серйозні […]
Знайшли водія, який на смерть збив людину у Почаєві
Знайшли водія, який в ніч з 29 на 30 січня збив людину у Почаєві. Чоловік у результаті ДТП не вижив. Водій, замість надання допомоги, покинув машину і втік. Про це повідомили в ГУ НП у Тернопільській області. "Проведеними оперативно-розшуковими заходами працівники УКР ГУНП в Тернопільській області спільно зі співробітниками карного розшуку Кременеччини розшукали водія, причетного до дорожньо-транспортної пригоди. 26-річний житель Кременецького району переховувався після аварії у свого родича. Нагадаємо, що автопригода трапилася 29 січня близько 22:30 у Почаєві. Водій автомобіля AUDI A6 збив чоловіка. Потерпілий від отриманих травм загинув на місці події.", - йдеться у повідомленні. Чоловік у скоєному зізнався.
