Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
У Нацполіції будуть кадрові зміни через хабарництво, топпосадовців відсторонили
Нацполіція відсторонила від виконання службових обов'язків заступника начальника ГУНП у Тернопільській області, якого підозрюють в одержанні хабаря. Також відсторонено від роботи топпосадовців управлінь ГУНП в Житомирській та Івано-Франківській областях. Про це повідомили у пресслужбі Нацполіції. Читайте також: “Серйозна людина” з тернопільської поліції: у Генпрокуратурі показали відео, як домовлялись за роботу “порноофісів” "Йдеться про працівників окремих регіональних підрозділів поліції, стосовно яких Служба безпеки України та Офіс Генерального прокурора здійснюють досудове розслідування. Голова Нацполіції ініціював проведення службового розслідування, у рамках якого чотирьох посадовців поліції відсторонили від служби. Найближчим часом відносно них за результатами службового розслідування будуть прийняті кадрові рішення", - йдеться у повідомленні. Також у НП сказали, що зацікавлені в всебічному розслідуванні всіх обставин справи, і на будь-які прояви корупції анонсували жорстку та принципову реакцію незалежно від посади. Нагадаємо, раніше "Терміново" повідомляло, що діяльність "порноофісів" у Тернополі прикривав перший заступник керівника ГУНП […]
На Тернопільщину мчать грози та вітри: чи знизиться температура
Тернопільщину чекає неспокійна погода: вже завтра, 21 травня, регіон накриє хмарний фронт із короткочасними дощами та грозами. Про це повідомляє Тернопільський обласний центр з гідрометеорології. Сьогодні, 20 травня, хмарність чергується з прояснення, місцями проходять короткочасні дощі. Вітер північно-західний, 9–14 м/с. Температура по області сягає +19...+24°C, у Тернополі — +21...+23°C. Вранці, о 6:00, у обласному центрі фіксували лише +11,4°C при відносній вологості 91% та атмосферному тиску 733 мм рт. ст. Завтра — грози 21 травня принесе хмарну погоду з проясненнями, короткочасні дощі та грози. Вітер збережеться північно-західним, 7–12 м/с. Температура вночі по області опуститься до +10...+15°C, вдень — +18...+23°C. У Тернополі вночі очікується +13...+15°C, вдень — +21...+23°C.
У Тернополі викрили земельну аферу на понад 3 мільйони гривень
Шестеро людей на Тернопільщині організували схему, щоб незаконно перевести дві земельні ділянки з комунальної у приватну власність - їхня загальна вартість перевищує 3 мільйони гривень. Про це повідомили у поліції Тернопільської області. Хто потрапив під підозру Серед шести фігурантів справи - державні реєстратори, посадові особи органу місцевого самоврядування та власники незаконно набутих ділянок. Кожному з них загрожує до 12 років позбавлення волі. Підозрювані знали: під час воєнного стану виділяти землю законно неможливо. Попри це, вони діяли так: виготовили підроблену землевпорядну документацію; внесли до офіційних документів неправдиві відомості про те, що на ділянках нібито є житловий і садовий будинки; зареєстрували ці документи в державних реєстрах. Насправді обидві ділянки у селі поблизу Тернополя були абсолютно порожніми - жодної будівлі, жодних будівельних робіт там ніколи не проводилося. Фігурантам повідомили про підозру за такими статтями Кримінального кодексу: шахрайство (ч. 5 ст. 190); підроблення документів, […]
Українці на фронті – індуси на заводі? Вся правда про “наплив” мігрантів на Тернопільщину
Минулими вихідними 80% тернополян повірили у "новину" в телеграм-каналах про наплив мігрантів на Тернопільщину. А все через поширюване відео, як іноземці грали на стадіоні 28 школи у крикет. Та мало хто знає, що вихідними у Тернополі відбувався всеукраїнський турнір з крікету (цей ігровий вид спорту дуже популярний в Індії). Для участі в ньому приїхали команди з різних міст України. Звичайно, крікет - це фактично національна гра в Індії. Команди також складалися зі студентів з Індії. Напевно, ви вже бачили у TikTok відео із Зеленським, який нібито зустрічає індійців", у Facebook - дописи про мігрантів у кожному місті. Тема активно обговорюється - паніка росте, але реальність виявилась зовсім іншою. Соцмережі переповнені фейками про "мільйони мігрантів", але цифри кажуть зовсім інше. Про це повідомляє "Терміново" посиланням на матеріал hromadske. Чи справді мігрантів побільшало Державна міграційна служба надала hromadske реальні цифри. У 2025 […]
Підлеглі ремонтували квартиру боса замість роботи: судитимуть директора оборонного підприємства на Тернопільщині
Директор оборонного підприємства на Тернопільщині організував ремонт у своїй квартирі руками підлеглих - поки ті числились на роботі й отримували гроші від держави. Про це повідомили у поліції Тернопільської області. Як це працювало Директор запропонував чотирьом працівникам підприємства робити ремонт у його квартирі. Натомість пообіцяв, що їм нараховуватимуть і виплачуватимуть грошове забезпечення. Працівники погодились. Упродовж п'яти місяців вони не з'являлись на роботі й не виконували своїх обов'язків - але зарплату отримували. Підприємству держобіронної інфраструктури це завдало збитків на суму понад 314 тисяч гривень. Схему задокументували спільно: оперативники Управління стратегічних розслідувань у Тернопільській області; слідчі ГУНП; співробітники Управління СБУ в Тернопільській області. Усе це відбувалось під процесуальним керівництвом Тернопільської спеціалізованої прокуратури у сфері оборони Західного регіону. Що загрожує директору Слідчі поліції оголосили директору підприємства підозру за частиною 1 статті 364 Кримінального кодексу України - зловживання службовим становищем. Санкція передбачає позбавлення волі […]
“Серйозна людина” з тернопільської поліції: у Генпрокуратурі показали відео, як домовлялись за роботу “порноофісів”
Генпрокурор Руслан Кравченко опублікував відео зустрічі підозрюваного у схемі "кришування" порноофісів заступника начальника тернопільського управління Нацполу з заявником. У відео розкрили деталі, за якими слідство вийшло на фігурантів. Під час зустрічі, як йдеться у відео, обговорюють суму хабара для керівництва ГУНП у Тернопільській області. "Я вийшов на людину, ну, я ж не буду говорити з таким собі простим смертним, Коля, ну", - каже підозрюваний. "Не з участковим. Ну да, по грошам питав? По грошам яка там розкладка? Питав? Шо там на місяць", - відповідає заявник. "Тоді казали, шо там 20 (тисяч доларів - ред.)". "На місяць, да?" Далі заявник каже: "Просто так, щоб не було: поробили місяць-два, і прийшли маски-шоу (обшуки, - ред.), там". На це йому підозрюваний відповідає, що все нормально, і що він "розмовляє" з серйозною людиною. "Ну зам начальника, бл***, Коля, ну для чого я тобі розказую", […]
