Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
РФ атакувала захід України безпілотниками: скільки з них вдалось збити
Упродовж дня 2 вересня та вночі 3 вересня російські війська здійснили чергову атаку на західні регіони України за допомогою ударних безпілотників. Про це повідомило Повітряне командування «Захід» Повітряних Сил ЗС України. Для відбиття ворожого удару в зоні відповідальності командування залучали авіацію та підрозділи радіоелектронної боротьби. У результаті успішної бойової роботи сили ППО збили та подавили 10 ударних БпЛА типу «Shahed». У Повітряному командуванні наголошують, що сили і засоби залишаються в постійній готовності до захисту повітряного простору. Нагадаємо, Росія впродовж однієї доби двічі атакувала Тернопільщину ударними дронами. Про наслідки атак "Терміново" уже повідомляло.
У Тернополі зафіксували розлив небезпечного хімікату
У Тернополі рятувальники оперативно ліквідували розлив небезпечної речовини на території одного з гаражних кооперативів. Про це повідомило Головне управління ДСНС України у Тернопільській області. Інцидент стався 2 вересня. О 13:37 до Служби порятунку надійшло повідомлення про те, що на відкритій території розлилося близько двох літрів невідомої рідини. На місце події прибули фахівці хімічної розвідки ДСНС. За допомогою спектрометра та перевірки стану повітря вони встановили, що розлилася соляна кислота. Рятувальники успішно нейтралізували небезпечну речовину за допомогою соди та провели дегазацію приміщення. Завдяки злагодженим діям надзвичайників уже о 15:00 загрозу було повністю ліквідовано.
Росія двічі за добу атакувала Тернопільщину реактивними дронами: які наслідки
Росія двічі за добу атакувала Тернопільщину дронами. Про це повідомляє начальник Тернопільської ОВА Тарас Пастух. Вперше дрони атакували нашу область близько 12 ночі, вдруге - близько 6 ранку. "На даний час даних про потерпілих та руйнування не зафіксовано. Є повідомлення про пожежу трав’яних масивів – однак її походження уточнюється", - писав Пастух вночі. До цього тернополяни повідомляли про звук вибуху. О 6:26 ППО знову зафіксувала ворожі цілі, які рухались з Хмельниччини на Тернопільщину. Почалось відбиття атаки. Ворожі цілі фіксували південніше обласного центру. "Обидві повітряні цілі знищено. Небезпека минула. Можна повертатися з укриттів," - написав він о 06:42. На Хмельниччині також є наслідки атак. Там горіли склади та підприємство унаслідок атаки. Поранений водій.
Критична ситуація: на Тернопільщині повністю висох ставок (фото)
На Тернопільщині через маловоддя висихають ставки та міліють річки. Про це повідомили у Регіональному офісі водних ресурсів у Тернопільській області. У Тернопільській області через тривале маловоддя на окремих водних об’єктах зафіксували критично низькі рівні води. В одному зі ставків Кременецького району вода повністю зникла. Фахівці Регіонального офісу водних ресурсів у Тернопільській області спільно з представниками департаменту екології та природних ресурсів Тернопільської ОВА, Кременецької районної військової адміністрації та органів місцевого самоврядування обстежили водний об’єкт у селі Борщівка Борсуківської територіальної громади. Обстеження провели після звернень місцевих жителів. Під час перевірки встановили повну відсутність води у ставку. Як з’ясували фахівці, струмок Без назви, який є притокою річки Горинька та належить до басейну Горині, значно обмілів. Через це природне живлення ставка фактично припинилося. Крім того, ложе водойми та гідротехнічні споруди, зокрема дамба, заросли деревно-чагарниковою рослинністю. У Регіональному офісі водних ресурсів зазначають, що через тривале маловоддя […]
Фіктивний туберкульоз за 17 тисяч євро: на Тернопільщині викрили схему для ухилянтів
Слідчі поліції Тернопільщини завершили досудове розслідування щодо схеми незаконного заробітку на ухиленні від мобілізації та виїзді військовозобов’язаних за кордон. Про це повідомив очільник поліції у Тернопільській області Сергій Зюбаненко. За даними слідства, лікарка оформила військовозобов’язаному чоловікові, який насправді не хворів на туберкульоз, фіктивний документ про тимчасову непридатність до військової служби. Перед судом постануть троє фігурантів — двоє жителів Чернівецької області, серед яких лікарка-фтизіатр, та 41-річна жителька Тернополя. Її спільники, за версією правоохоронців, вели переговори з «клієнтом» та вимагали понад 17 300 євро за виготовлення фіктивного медичного діагнозу, можливість уникнути мобілізації та безперешкодно виїхати за межі України. Крім того, через внесення неправдивих відомостей до електронної системи охорони здоров’я держава витратила кошти на лікування захворювання, якого насправді не існувало. Правоохоронці затримали фігурантів під час отримання неправомірної вигоди. Схему викрили слідчі поліції Тернопільщини спільно з оперативниками Управління стратегічних розслідувань та співробітниками СБУ за […]
Біля Тернополя горів величезний склад
На Тернопільщині вночі спалахнув склад. Площа пожежі сягнула 700 м². Про це повідомляє ГУ ДСНС України у Тернопільській області. "2 вересня о 03:23 рятувальники отримали повідомлення про пожежу складського приміщення у селі Цебрів Озернянської громади. Вогонь охопив покрівлю на площі 700 метрів квадратних. Через значну площу займання до гасіння залучили 5 автоцистерн для підвозу води. Усередині приміщення працювали дві ланки газодимозахисної служби. О 06:02 пожежу ліквідували", - йдеться у повідомленні. Пожежа знищила покрівлю та перекриття складського приміщення, пошкоджено облицювання стін і технологічне обладнання.
