Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
Бухгалтерка музею на Кременеччині привласнила понад 200 тисяч гривень бюджетних коштів
Бухгалтерка музею на Кременеччині привласнила понад 200 тисяч гривень бюджетних коштів шляхом незаконного завищення зарплат. Через це установа зазнала значних фінансових збитків, а справу розслідують поліцейські. Про це стало відомо з офіційного повідомлення начальника Головного управління Національної поліції в Тернопільській області Сергія Зюбаненка. Слідчі Кременецького райвідділу поліції встановили, що жінка мала доступ до банківської системи нарахування заробітної плати. Вона систематично вносила неправдиві дані та проводила незаконні виплати. Понад 70 тисяч гривень надійшли безпосередньо на її рахунок. Решту коштів вона розподілила у вигляді додаткових виплат ще одинадцятьом працівникам музею. Раніше жінка вже була засуджена за аналогічні злочини, коли працювала бухгалтером у бібліотеці. Однак попередній досвід відповідальності її не зупинив. Наразі фігурантці повідомлено про підозру за фактами привласнення та розтрати майна, а також несанкціонованої зміни інформації в автоматизованих системах. “Моя позиція незмінна: кожна гривня бюджетних коштів має використовуватися за призначенням. Посада, доступ […]
У Кобиловолоках ледь не згоріла церква (фото)
На Тернопільщині у селі Кобиловолоки сталася пожежа у церкві. Про це повідомили у ГУ ДСНС України у Тернопільській області. "Пожежа у приміщенні церкви на Тернопільщині: рятувальники не допустили поширення вогню на основну споруду. 1 листопада о 18:50 рятувальники отримали повідомлення про пожежу в церкві у селі Кобиловолоки Теребовлянської громади. Займання виникло у підсобному приміщенні. Вогонь охопив площу 20 м², знищивши облицювання стін і стелі та речі побутового вжитку," - йдеться у повідомленні. Рятувальники зупинили поширення вогню.
На Тернопільщині під фундаментом церкви знайшли старовинний склеп із труною
У селі Грабовець Тернопільського району під час будівництва виявили давнє поховання під церквою. На глибині близько двох метрів робітники натрапили на засипаний склеп і людські останки. Про це повідомили на сторінці спільноти «Від Тарнополя до Тернополя» у соцмережах. Знахідку відкопали під час ремонтних робіт біля місцевого храму. Будівельники проводили утеплення та гідроізоляцію фундаменту, коли натрапили на металеві двері. За цими дверима виявився підземний склеп, який пролежав під землею понад сотню років. Усередині приміщення знайшли триметрову труну. Під час вивезення ґрунту біля церкви робітники також відкопали останки двох людей. На кістках одного з померлих помітили сліди давньої травми щелепи. «В селі Грабовець відкопавши навколо церкву для утеплення і ізоляції фундаменту, натрапили на глибині 2х метрів, на металеві двері! Виявилося, що це склеп для поховання, який знаходився під церквою, і був більше ніж 100 років накритий землею. В склепі вияви труну довжиною […]
У Тернополі чоловік загинув під колесами власного авто
На території АЗС у Тернополі сталася ДТП, яка закінчилася трагічно. Про це повідомляє поліція Тернопільської області. "Смертельна ДТП сталася на території заправної станції, що по вулиці 15 квітня. Водій залишив авто, ймовірно, забувши поставити на ручне гальмо, і пішов у справах. У якийсь момент транспортний засіб самовільно почав рухатися і наїхав на власника. З важкими травмами чоловіка госпіталізували, проте цього ж дня він помер у лікувальному закладі. Проводиться перевірка", - йдеться у повідомленні.
На заході України знищили майже пів сотні ворожих дронів
Під час атаки на захід України воїни з Повітряних Сил знищили майже 50 ворожих дронів. Про це йдеться у повідомленні Повітряного командування "Захід". "Вдень 1 листопада та вночі 2 листопада російські агресори атакували західні області України реактивними безпілотниками. Авіація та підрозділи протиповітряної оборони повітряного командування «Захід» у зоні своєї відповідальності знищили 42 реактивні ударні БпЛА типу «Герань-2», «Герань-4» та «Герань-5»", - йдеться у заяві. У повідомленні також зазначається, що ворожі цілі знищували у небі Хмельниччини, Волині, Тернопільщини, Буковини та Львівщини.
Йому було лише 26: на Бережанщині помер молодий лікар
У Бережанах на Тернопільщині раптово зупинилося серце 26-річного лікаря-стоматолога КНП “Бережанська ЦМЛ” Ігоря Богдановича Крупи. Трагедія сталася на початку кар'єрного шляху медика. Про це повідомили на офіційній сторінці КНП “Бережанська ЦМЛ” у соціальній мережі Facebook. Ігор Богданович Крупа пішов із життя раптово та передчасно. Його земний шлях зупинився на самому злеті, коли молодий фахівець мав попереду ціле життя та плани на майбутнє. У лікарні зазначають, що він був світлою, доброю, щирою людиною та професіоналом своєї справи. Колектив закладу висловлює найщиріші співчуття родині, близьким і друзям померлого лікаря. Причину смерті не зазначають. Розділяємо біль непоправної втрати у цей неймовірно важкий час. Світла та вічна пам'ять.
