Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
На Тернопільщині у ДТП постраждало троє людей, в тому числі дитина
На Тернопільщині сталася ДТП, у якій постраждали троє людей, в тому числі дитина. Про це повідомляють у поліції Тернопільської області. "Провадження відповідно до частини 2 статті 286 відкрили слідчі поліції 16 травня. Неподалік сіл Дарахів та Бернадівка, а саме на трасі Івано-Франківськ-Бучач-Тернопіль, не розминулися автомобілі. За попередніми даними, водійка автомобіля Volvo, здійснюючи обгін, допустила зіткнення із попутним автомобілем ЗАЗ Lanos. У результаті удару тілесні ушкодження різного ступеня тяжкості отримали водій ЗАЗу, дев'ятирічний хлопчик та жінка 1996 року народження. Їх усіх госпіталізували до медзакладів", - йдеться у повідомленні. Раніше "Терміново" також повідомляло, що на Тернопільщині семикласник злетів з дороги. Хлопчик отримав складні травми.
Лісника з Тернопільщини можуть посадити на 5 років за ґрати
Слідчі тернопільської поліції оголосили підозру ліснику державного підприємства «Бережанирайагроліс». Йому інкримінують ч. 2 ст. 367 Кримінального кодексу України — службова недбалість, що спричинила тяжкі наслідки. За даними поліції Тернопільської області, через неналежне виконання службових обов'язків державі завдано збитків на суму 1 мільйон 270 тисяч гривень. У ході досудового розслідування встановлено, що на ділянках загальнозоологічного заказника місцевого значення «Звіринець» у період з березня 2022 року до серпня 2025 року невідомі особи вирубали 42 дерева різних порід. Лісник, чиїм обов'язком була охорона лісу та збереження насаджень від незаконних рубок, знехтував своїми функціями — що дозволило зловмисникам безконтрольно знищувати дерева. Санкція статті передбачає позбавлення волі на строк від двох до п'яти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю до трьох років та штрафом від 250 до 750 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Процесуальне керівництво у провадженні здійснює спеціальна екологічна прокуратура Тернопільської […]
На Тернопільщині семикласник на мотоциклі злетів з дороги: він отримав важкі травми
На Тернопільщині сталася ДТП за участю мотоцикла. Про це повідомляє поліція Тернопільської області. "Автотроща за участю мотоцикліста трапилася близько 23:00 у селі Нові Петликівці. Місцевий житель 2012 року народження, керуючи мотоциклом LIFAN, не впорався з керуванням, виїхав на узбіччя і після цього допустив зіткнення з дерев’яною огорожею. Семикласника з важкими тілесними ушкодженнями госпіталізували", - йдеться у повідомленні. Нагадаємо, на Тернопільщині водій збив школярку. Дитина перебуває у важкому стані.
У Тернополі чоловік ножем порізав власну дружину
У Тернополі, в багатоповерхівці на вулиці Злуки, чоловік ножем порізав власну дружину. Про це повідомили у ГУ НП у Тернопільській області. "Подія трапилася 16 травня близько 17:20 в багатоповерхівці на проспекті Злуки. На спецлінію 102 зателефонувала місцева жителька, яка почула крики та сварку між подружжям. Жінка вирішила перевірити, що сталося у сусідів, і, зайшовши до помешкання, побачила чоловіка з ножем у руках. Після цього вона викликала поліцію. На місце події прибули працівники Тернопільського районного управління поліції. У коридорі квартири вони виявили чоловіка з ножем, який утримував свою дружину", - йдеться у повідомленні. Поліцейські просили кинути зброю, але він не реагував. Жінку у важкому стані з близько 10 ножовими пораненнями забрали до лікарні. Фігуранта затримали відповідно до статті 208 Кримінального процесуального кодексу України. Йому вже оголосили про підозру за ч. 2 ст. 15, ч. 1 ст. 115 (замах на умисне вбивство) […]
У Почаєві на вулиці чоловік напав з ножем на жінку
На Кременеччині поліцейські затримали місцевого жителя, який напав з ножем на жінку. Тепер йому загрожує до 8 років позбавлення волі. Про це повідомили у ГУНП у Тернопільській області. "У неділю, 17 травня, до співробітників Кременецького районного відділу поліції надійшло повідомлення про те, що у центрі Почаєва невідома особа завдала ножового поранення жінці, яку у важкому стані доставили до лікарні. Потерпіла - 43-річна уродженка Рівненщини без постійного місця проживання. Правоохоронці встановили особу причетну до злочину. Ним виявився 30-річний житель Кременецького району", - йдеться у повідомленні. Поліцейські встановили місце знаходження фігуранта та затримали його відповідно до ст. 208 КПК України. Як з’ясувалася, він раніше не був знайомий з потерпілою. Що стало причиною вчинку, пояснити не зміг. Відомо, що чоловік перебуває на обліку у психоневрологічному диспансері. За попередніми даними, фігурант підійшов до жінки на вулиці та наніс один проникаючий удар ножем у тулуб, […]
На Тернопільщині горіла школа
На Тернопільщині горіла школа. Інцидент стався у Дичкові. Про це повідомили у ГУ ДСНС України у Тернопільській області. "У селі Дичків горіла їдальня місцевої школи на площі 40 кв. м. Рятувальники врятували будівлю школи від поширення вогню. До гасіння залучено 3 одиниці техніки", - йдеться у повідомленні. Нещодавно "Терміново" повідомляло, що рятувальники з Тернопільщини долучались до пошуків зниклої 6-річної дитини. Хлопчик пройшов 6 км пішки.
