Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
Йому було лише 26: на Бережанщині помер молодий лікар
У Бережанах на Тернопільщині раптово зупинилося серце 26-річного лікаря-стоматолога КНП “Бережанська ЦМЛ” Ігоря Богдановича Крупи. Трагедія сталася на початку кар'єрного шляху медика. Про це повідомили на офіційній сторінці КНП “Бережанська ЦМЛ” у соціальній мережі Facebook. Ігор Богданович Крупа пішов із життя раптово та передчасно. Його земний шлях зупинився на самому злеті, коли молодий фахівець мав попереду ціле життя та плани на майбутнє. У лікарні зазначають, що він був світлою, доброю, щирою людиною та професіоналом своєї справи. Колектив закладу висловлює найщиріші співчуття родині, близьким і друзям померлого лікаря. Причину смерті не зазначають. Розділяємо біль непоправної втрати у цей неймовірно важкий час. Світла та вічна пам'ять.
На Чортківщині 19-річний хлопець напав на 10-річну дитину, яка йшла зі школи
На Чортківщині поліція завершила розслідування нападу на 10-річну дівчинку, яка йшла зі школи. Матеріали справи вже скерували до суду для розгляду. Про це повідомили у Головному управлінні Національної поліції в Тернопільській області. Інцидент стався 23 вересня у Чортківському районі. Невідомий чоловік напав на дитину, яка поверталася додому після уроків. Завдяки небайдужим місцевим жителям дівчинку вдалося врятувати. Мати потерпілої одразу звернулася до поліції, і правоохоронці оперативно затримали підозрюваного. Затриманим виявився 19-місцевий житель. Йому оголосили підозру у незаконному позбавленні волі малолітньої особи. Спершу суд обрав чоловіку запобіжний захід у вигляді тримання під вартою. Проте 19 жовтня апеляційний суд змінив його на цілодобовий домашній арешт із браслетом. Слідчі зібрали всю необхідну доказову базу та допитали свідків. Наразі досудове розслідування повністю завершене. Обвинувальний акт передано до суду. Санкція статті передбачає до п’яти років обмеження або позбавлення волі.
Підліток без прав на BMW збив людину на Тернопільщині
За даними правоохоронців, 25 жовтня в області задокументували чотири дорожньо-транспортні пригоди з потерпілими. Про це йдеться у зведенні ГУНП у Тернопільській області. Одна з них сталася в Золотопотіцькій громаді. За попередньою інформацією, 17-річний хлопець, який керував автомобілем BMW без посвідчення водія, не врахував дорожньої обстановки та збив пішохода. Постраждалим виявився його односелець. Чоловіка з численними травмами госпіталізували, а автомобіль помістили на арештмайданчик.
Дощі припиняться. Якою буде погода на Тернопільщині наприкінці жовтня
На Тернопільщині не очікується суттєвого потепління, проте дощі припиняться. Про це повідомляють синоптики Тернопільського обласного центру з гідрометеорології. "27 жовтня: Хмарно. Вночі помірні, вдень невеликі дощі. Вітер північний, 5 – 10 м/с. Температура повітря по області вночі 3 – 8°, вдень 7 – 12° тепла. Температура повітря по місту вночі 6 – 8°, вдень 9 – 11° тепла. 28 жовтня: Хмарно. Без істотних опадів. Вітер східний, 3 – 8 м/с. Температура вночі 3 – 8°, вдень 8 – 13° тепла", - сказали синоптики. 29 жовтня на Тернопільщині буде без істотних опадів. Температура вночі складатиме від 2 до 7 градусів тепла, вдень від 8 до 13.
Смертельна ДТП на Тернопільщині: зіштовхнулись атобус та легковик
На Тернопільщині сталася страшна аварія - зіштовхнулися легковий автомобіль та рейсовий автобус. Про це повідомили у поліції Тернопільської області. "Дорожньо-транспортна пригода сталася в понеділок, 26 жовтня, близько 08:30 на автодорозі між селом Панасівка Скалатської громади та селом Малий Ходачків Великобірківської громади. За попередніми даними, 23-річна жителька Гусятинської громади, керуючи автомобілем Kia Sportage, виїхала на зустрічну смугу руху, де зіткнулася з рейсовим автобусом сполученням «Тернопіль – Калагарівка»", - йдеться у повідомленні. Внаслідок ДТП водійка Kia Sportage від отриманих травм загинула на місці події. В автобусі серед 15 пасажирів травми отримали восьмеро осіб. Серед них одна дитина.
Вийшов вранці з дому: на Тернопільщині розшукують 16-річного хлопця
На Тернопільщині поліція розшукує 16-річного хлопця, який вийшов 26 жовтня вранці з дому і не повернувся. Про це повідомляють у поліції Тернопільської області. "Співробітники Лановецького відділення поліції розшукують 16-річного Романа Проценка, жителя села Вишгородок. Вранці 26 жовтня хлопець пішов із дому і наразі його місцеперебування невідоме. Прикмети: зріст - 157 см, середньої тілобудови, має коротке чорне волосся, на чолі багато шрамів. Якщо ви бачили Романа або знаєте, де він може перебувати, повідомте поліцію за номером (096)055-64-28 або на спецлінію 102", - йдеться у повідомленні.
