Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
У Збаражі в пожежі загинув чоловік
У Збаражі сталася трагедія - на другому поверсі двоповерхового будинку сталася пожежа. Про це повідомляє ДСНС Тернопільської області. Унаслідок пожежі загинув чоловік, травмувалася жінка. Рятувальники врятували шістьох мешканців, серед них — троє дітей. Причину пожежі встановлюють. "Трагічна пожежа сталася ввечері 23 жовтня у двоповерховому багатоквартирному житловому будинку на вулиці Хмельницького у Збаражі. О 21:27 до Служби порятунку надійшло повідомлення про загоряння у квартирі на другому поверсі. На жаль, пожежа забрала життя чоловіка 1955 року народження. Ще одна мешканка будинку, жінка 1936 року народження, зазнала травм", — йдеться в повідомленні.
«Він навчив сотні людей любити природу, свободу та Україну»: яким запам’ятали Бориса Гору, що загинув на фронті
На фронті загинув Борис Гора з Тернопільщини - спелеолог, мандрівник, гід і людина, яка відкривала іншим світ гір, річок та печер. Для багатьох він був не просто досвідченим провідником, а вчителем, наставником і другом, який залишив слід у їхньому житті. Звістка про загибель Бориса відгукнулася болем у тих, хто роками мандрував із ним, ходив у сплави, бував у печерах і пластових таборах. У спогадах близьких він постає принциповою людиною, яка мала власні переконання, не зраджувала їм і вміла навчати інших не лише туристичних навичок, а й життєвих цінностей. «Разом із тією людиною гине частина тебе», - написав його друг Мирослав Кувалдін. Саме через особисті історії та спогади тих, хто знав Бориса Гору, можна побачити, яким він був поза своїми мандрівками та громадською діяльністю. "Мій вчитель у водному, пішому та велотуризмі" Громадський діяч Назар Зелінка познайомився з Борисом Горою у 2000 […]
Як військові магазини допомагають задовольняти попит на спорядження та техніку: досвід Flash Army
Військовим не завжди потрібен новий комплект спорядження. Часто доводиться докуповувати окремі речі: штани замість зношених, підсумок під наявну плитоноску або запчастину до пошкодженого БПЛА. Профільні магазини дають змогу знайти конкретну модель і потрібну кількість, не замінюючи справне обладнання. Одяг до наявного комплекту Куртка може підходити за розміром, але тиснути в плечах під бронежилетом. Або фліс виявиться надто об’ємним для верхнього шару. Через такі деталі інтернет-магазин військового одягу потрібен не лише для замовлення форми з нуля — військові добирають речі до того, що вже носять. Термобілизну, флісові кофти, куртки та штани в каталозі FlashArmy винесено в окремі категорії. Є фільтри за розміром, сезоном і матеріалом. Вони допомагають звузити вибір, але посадку під спорядження все одно оцінюють за кроєм і розмірами конкретної моделі. Запчастини замість нової рами У ремонті БПЛА назва моделі часто важливіша за зовнішню схожість деталі. Наприклад, для TBS Source […]
У пожежі на Тернопільщині загинула людина
На Тернопільщині сталася трагедія - у пожежі загинув чоловік 1976 року народження. Про це повідомили у ГУ ДСНС у Тернопільській області. "21 жовтня о 15:20 надійшло повідомлення про пожежу житлового будинку в селі Матвіївці Великодедеркальської громади. Вогонь охопив 40 м.кв. Унаслідок пожежі загинув чоловік 1976 року народження. Рятувальники спільно з місцевою пожежною командою села Великі Дедеркали ліквідували займання та врятували будинок від знищення", - йдеться у повідомленні. https://terminovo.te.ua/news/146063/
Над західними областями ЗСУ збили пів сотні російських реактивних дронів
Підрозділи протиповітряної оборони та авіація Повітряного командування «Захід» знищили 51 ворожий безпілотник. Російські військові атакували регіон реактивними ударними БпЛА впродовж дня 21 жовтня та вночі 22 жовтня. Про це повідомили у ПК «Захід» Повітряних Сил Збройних Сил України. Українські захисники знешкодили безпілотники типу «Герань-4» та «Герань-5» у зоні своєї відповідальності. Ворожі цілі збивали над Тернопільською, Хмельницькою, Рівненською, Волинською, Івано-Франківською та Львівською областями. Сили ППО продовжують цілодобово контролювати повітряний простір і перебувають у готовності до відбиття нових атак. https://terminovo.te.ua/news/146067/
Атака дронів на Чортків: у місті з’ясовують, чому поранені під час уроків діти були не в укритті
Двох школярок поранило під час атаки дронів на Чортків, бо в період тривоги та навчального процесу вони були на вулиці, а не в укритті. У місті з'ясовують причини. Про це у відеозверненні повідомив міський голова Чорткова Володимир Шматько. Діти йшли тротуаром під час тривоги За словами Шматька, місто напередодні вкотре атакували реактивні дрони типу "Герань". Дякуючи силам протиповітряної оборони, багато дронів не досягли цілей. Проте пошкоджена інфраструктура, а понад 10 будинків у громаді зазнали незначних або значних руйнувань. Є постраждалі. Окремо мер наголосив на пораненнях дітей. Дівчата йшли тротуаром, коли була повітряна тривога, а навчання в школах ще тривало. "Тому будемо зараз ситуацію розбирати, комісія працює, щоб встановити причини, чому діти були на вулиці, а не в укритті під час навчального процесу" - сказав він. Шматько закликав не ігнорувати тривогу й залишатися в укриттях. Це стосується і батьків, які інколи […]
