Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
На яких маршрутах у Тернополі їздитимуть нові тролейбуси “Електрон”
У Тернополі вже курсують новенькі тролейбуси "Електрон". Про це повідомив міський голова Тернополя Сергій Надал. "Сьогодні на маршрути виїхали 5 нових тролейбусів «Електрон». Чотири – на 10-й маршрут. Один – на 2-й маршрут Це частина масштабного оновлення громадського транспорту. 5 тролейбусів – уже тут. 17 – до кінця цього року. 44 – за два роки. Усі низькопідлогові, пандусами і місцями для маломобільних пасажирів. Щоб у міський транспорт міг зайти кожен", - йдеться у повідомленні. Нагадуємо, проєкт реалізується за підтримки ЄБРР та гранту від уряду Канади на загальну суму понад 14 млн євро.
Сімейний погром у Тернополі: на приборкання молодика викликали спецпризначенців
У Тернополі правоохоронці вгамували агресивного чоловіка, який вчинив домашнє насильство Про це повідомляють у пресслужбі поліції Тернопільської області. Сьогодні, 22 червня, у Тернополі поліцейські оперативно відреагували на виклик щодо сімейного конфлікту. Місцевий житель повідомив на лінію «102», що його син влаштував сварку, штовхає його та трощить майно в оселі. За словами родичів, дебошир, імовірно, перебував під дією наркотиків. Також відомо, що він перебуває на обліку в спецзакладі й потребує медичної допомоги. На місце події прибули бійці роти поліції особливого призначення та працівники сектору протидії домашньому насильству. Правоохоронці припинили протиправні дії та ізолювали агресора. Згодом на виклик приїхала бригада екстреної медичної допомоги. Лікарі оглянули чоловіка та прийняли рішення про його госпіталізацію до спеціалізованої медустанови. Наразі поліція встановлює всі обставини інциденту, триває перевірка.
На Тернопільщині стартували пошукові роботи у селі Пужники
На Тернопільщині тривають пошуки жертв "Волинської трагедії". Сьогодні в Пужниках стартував другий етап робіт з виявлення останків місцевих жителів, убитих 1945 року. Про це повідомляє "Суспільне Тернопіль". Спочатку фахівці ДСНС обстежать територію колишнього села, після чого до справи долучаться українські та польські науковці й експерти. За словами археологині установи «Волинські старожитності» Аліни Харламової, команда сподівається знайти ще одне місце поховання. Торік, у вересні 2025-го, після першого етапу ексгумації тут урочисто перепоховали останки 42 людей — усі вони загинули в перші повоєнні місяці за радянської влади.
На Тернопільщині 8-річний хлопчик упав зі скутера та отримав тяжкі травми
На Тернопільщині в ДТП постраждав 8-річний хлопчик. Він узяв скутер, поки батько не бачив, і втрапив у аварію. Про це повідомляють у пресслужбі ГУНП у Тернопільській області. "Цього ж дня близько 10:00 у Заліщиках внаслідок падіння з електричного триколісного скутера численні травми отримав хлопчик 2018 року народження. За попередніми даними, дитина самовільно сіла на скутер, коли його батько ненадовго відійшов. Неповнолітній не впорався з керуванням та в’їхав у металеву огорожу. Дитину з тяжкими тілесними ушкодженнями госпіталізували до лікарні", - йдеться у повідомленні.
На Тернопільщині заборонили рух вантажівок: що сталося
На Тернопільщині тимчасово обмежують рух вантажівок. Про це повідомляє Патрульна поліція Тернопільської області. Сьогодні о 13:00 на Тернопільщині запроваджують тепловий режим - важкі вантажівки не зможуть їздити дорогами, поки спека не спаде. Заборона стосується транспорту вагою понад 24 тонни та навантаженням на вісь понад 7 тонн. Підстава - захист дорожнього покриття від руйнування через високі температури (понад +28°С). Перечекати можна на стоянках у смугах відведення доріг або біля об'єктів дорожнього сервісу. За дотриманням обмежень стежить патрульна поліція.
“На Щиті Тернопільщина” став найкращим волонтерським проєктом року
Тернопільський волонтерський проєкт «На Щиті Тернопільщина» здобув звання найкращого волонтерського проєкту року на конкурсі «Золотий Фліпчарт». Експертне журі виокремило цей проєкт серед усіх учасників. Про це повідомляється на сторінці проєкту. «Золотий Фліпчарт» Цього року «На Щиті Тернопільщина» вперше взяв участь у конкурсі «Золотий Фліпчарт», який організовує Освітньо-аналітичний центр розвитку громад. За підсумками онлайн-голосування проєкт посів друге місце, однак експертне журі визнало його найкращим волонтерським проєктом року. Команда «На Щиті Тернопільщина» понад три роки займається супроводом військових — зустрічає та проводжає бійців. У проєкті задіяні волонтери, водії та координатори. Нагорода, за словами учасників, стала підтвердженням важливості цієї щоденної праці. На церемонії були присутні представники благодійних фондів, громадських ініціатив і проєктів Тернопільщини, які також увійшли до числа номінантів та переможців конкурсу.
