Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
На львівській трасі сталася моторошна ДТП: є загиблий та травмовані
На автодорозі М-09 Тернопіль — Львів — Рава–Руська сталася ДТП. Унаслідок зіткнення, на жаль, одна людина загинула, ще кілька отримали травми. Про це повідомили у патрульній поліції області. "На 10 км автодороги М-09 Тернопіль — Львів — Рава–Руська, неподалік с. Цебрів, сталася ДТП з травмованими. Рух транспорту ускладнений. Патрульні забезпечують реверсне регулювання руху. Плануйте маршрут своєї поїздки з урахуванням цієї інформації", - йдеться у повідомленні. Старша інспекторка патрульної поліції Віталія Щупляк повідомила, що унаслідок зіткнення автомобілів Мазда та Опель є 1 загибла людина та щонайменше 2 травмованих. На місці аварії працював слідчий, рух уже відновлено.
Був в ЗСУ ще з 2021 року. Трагічно загинув військовослужбовець з Чорткова
31 грудня 2025 року на фронті трагічно загинув житель Чорткова Петро Іванович Заяць. Він служив у Збройних Силах України з березня 2021 року. Військовослужбовець загинув поблизу населеного пункту Слов'янка на Дніпропетровщині. Про втрату повідомили у Чортківській міській раді. Петро Заяць народився у 1993 році. Чоловік вступив до лав ЗСУ 17 березня 2021 року, ще до початку повномасштабного вторгнення. Після 24 лютого 2022 року він сумлінно виконував військовий обов'язок і постійно перебував на передовій. Петро служив радіо-телефоністом. За словами рідних, загиблий був доброю та щирою людиною. Він завжди стояв на боці правди. Петро часто повторював: «Якщо не я, то хто?». Ця фраза стала сенсом його боротьби за Україну. У Петра залишилися мати, тітка, дядько, дружина, донька, сестра, брат та інші рідні. Зустріч тіла Героя відбудеться у понеділок, 5 січня, о 12:30. Церемонія пройде у соборі Верховних апостолів Петра і Павла у […]
Звільнять з посади начальника Тернопільської ОВА
Очікуються кадрові зміни у Тернопільській ОВА. Зокрема, змінять на посаді начальника Тернопільської ОВА, яку зараз очолює В'ячеслав Негода. Про це заявив президент України Володимир Зеленський. Хто очолить Тернопільську ОВА замість В'ячеслава Негоди, наразі не відомо.
Ставила лайки під відео. Шахраї майстерно обдурили тернополянку
Жінка з Тернопільщини втратила 135 тисяч гривень через інтернет-шахраїв. Зловмисники заманили її обіцянкою легкого заробітку на перегляді та вподобанні відео в мережі. До поліції звернулася мешканка одного із селищ Тернопільського району 1995 року народження. Вона розповіла, що невідомі особи обдурили її під виглядом простої роботи в інтернеті, повідомляють у пресслужбі ГУ НП у Тернопільській області. Спочатку з потерпілою спілкувались у месенджері. Шахраї запропонували їй заробляти гроші на вподобанні коротких відео на спеціальній платформі. Жінку переконали перейти за посиланням і створити "особистий кабінет". Там нібито мали нараховувати винагороду за кожен лайк під відео. Згодом зловмисники почали вимагати поповнення депозиту. Вони пояснювали це необхідністю "підвищити рейтинг" для отримання більших виплат. Тернополянка кілька разів перевела гроші на різні банківські картки. Загальна сума, яку вона втратила, становить близько 135 тисяч гривень. За цим фактом поліція проводить перевірку. Матеріали передали для подальшого розгляду. Правоохоронці радять […]
Наче 500 років тому. У Бережанському замку відбувся бал з благодійною метою
У Бережанському замку на Тернопільщині провели благодійний бал "Від бароко до сучасності". Усі зібрані кошти передали на потреби Збройних сил України. Про це розповіла директорка Державного історико-архітектурного заповідника Ірина Мигович. Вона назвала захід однією з найважливіших подій року в роботі заповідника. "Бал став результатом ґрунтовних історико-архітектурних досліджень працівниками заповідника на підставі концепції розвитку замкового простору та бачення його майбутнього - з відновленою парадною залою, інклюзивною інфраструктурою й відкритістю до людей", - сказала Ірина Мигович. Заслужений художник України Олег Шупляк створив відеовізію балу на основі наукових досліджень. У його роботі відтворили епоху бароко через рух, костюми, світло та архітектуру. Гроші від заходу пішли на дві потреби армії. Першу частину витратили на зимові шини для 2 роти ударних БпАК батальйону безпілотних систем "Перун" 42 ОМБр, що працює на Покровському напрямку. Другу частину спрямували на збір фонду Олега Катерняка для купівлі двовісного причепа, […]
Загинуло троє людей у пожежах з нового року на Тернопільщині
На Тернопільщині у пожежах з початку нового року загинуло троє людей. Зокрема, 3 січня смертельна пожежа сталася на Кременеччині. Про це повідомили у ГУ ДСНС України у Тернопільській області. "3 січня у с. Снігурівка Борсуківської ТГ Кременецького району виникла пожежа у приватному житловому будинку. Вогнем знищено ліжко та підлогу на площі 9 м.кв, пошкоджено речі домашнього вжитку та облицювання стін на площі 20 м кв. На місці пожежі виявлено тіло жінки, 1948 р.н., без ознак життя. Пожежно-рятувальні підрозділи не залучалися," - йдеться у повідомленні. Ще одна трагічна пожежа сталася о 20:14 у селі Вимислівка Козівської громади. Загорівся житловий будинок, вогонь знищив дерев’яні конструкції та речі домашнього вжитку. Загинула 78-річна жінка. 1 січня о 14:52 вогонь охопив житловий будинок у Гаях Шевченківських. Під час ліквідації пожежі рятувальники виявили тіло власника будинку 1982 року народження без ознак життя.
