Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
Фурія з Тернополя: як цивільна жінка стала нацгвардійкою
Тернополянка Наталія служить у місцевому підрозділі 2 Галицької бригади Національної гвардії України. Жінка прийшла до війська у 2023 році, а в підрозділі отримала псевдо Фурія. Спочатку було непросто, але допомагала підтримка чоловіка. Він обороняв Україну ще під час Антитерористичної операції, повідомляють у бригаді. Найскладнішим етапом для Наталії стала базова підготовка. Ранні підйоми, жорсткий розпорядок дня, безперервні завдання та інтенсивні тренування – для людини з цивільного це був справжній виклик. Жінка проходила багатокілометрові марші, вивчала топографію, зв'язок, медицину, стріляла та проходила обкатку бронетехнікою. «Тридцять днів ми ходили в повному екіпіруванні і чотири з половиною кілометри добирались до полігону. Було непросто. Адже прийти з цивільного життя і одразу такі фізичні навантаження. Було схоже на шокотерапію. Але я усе витримала і пишаюсь собою», – розповідає нацгвардійка. Рік тому Наталія приєдналася до Тернопільського підрозділу 2 Галицької бригади. Вона переконана, що військовий досвід формує професійні […]
Зима підготувала сюрприз тернополянам на Новий рік – якої погоди чекати
Синоптикиня Наталка Діденко попередила українців про різке похолодання напередодні новорічних свят. 31 грудня по всій країні пройде сніг, а температура впаде до мінусових позначок. Про це вона написала у своєму Фейсбуці. Мороз та хуртовини на порозі Вже найближчої ночі термометри покажуть від -3 до -7 градусів, а на сході та північному сході України буде ще холодніше - до -9. У середу вдень повітря прогріється лише до -2-5 градусів. Окрім снігопадів, очікується сильний північно-західний вітер з різкими поривами. Синоптикиня радить бути обережними біля високих будинків, де утворюються аеродинамічні труби, а також під деревами та білбордами. Новий рік зустрінемо в обіймах морозу 1 січня 2026 року мороз не відпустить Україну. Вночі температура опуститься до -7-14 градусів, а вдень триматиметься на рівні -4-7. Тільки 2 січня після обіду стане трохи тепліше. Проте метеорологиня застерігає - зима повертатиметься з новими морозними хвилями протягом січня.
Учні 1-11 класів отримають безкоштовне харчування: в Уряді назвали дату
З вересня 2026 року всі школярі в Україні зможуть безкоштовно їсти в школах. Це стосується дітей з першого по одинадцятий клас, незалежно від того, де вони живуть. Уряд уже почав готувати всі потрібні документи та виділяти гроші на цю програму. Прем'єр-міністр Юлія Свириденко розповіла, що держава профінансує не лише самі обіди, а й оновлення кухонь у школах. Про це повідомили у Кабінеті міністрів України. На запуск програми громади отримали майже 6 мільярдів гривень. «Сьогодні для реалізації першого етапу програми спрямували майже 5,9 млрд грн субвенції громадам, щоб забезпечити перший етап харчування для школярів у 2026 році. Загалом же у Державному бюджеті на 2026 рік на цю програму передбачено 14,4 млрд грн», - повідомила Прем'єр-міністр Юлія Свириденко. Окремі кошти підуть на те, щоб відремонтувати та оновити місця, де готують їжу в школах. Це потрібно, щоб діти отримували смачну та корисну їжу. […]
У Почаєві горів житловий будинок
На Тернопільщині 30 грудня сталася пожежа. Загорівся житловий будинок. Про випадок розповіли у ГУ ДСНСУ у Тернопільській області. "Уже вночі, 30 грудня о 04:08, рятувальники ліквідовували пожежу в Почаєві. Загорівся закинутий житловий будинок. Полум’я пошкодило покриття, перекриття та облицювання стін на площі близько 40 м². Під час гасіння працювала ланка газодимозахисної служби. Завдяки злагодженим діям вдалося врятувати дві сусідні будівлі", - йдеться у повідомленні. Нагадаємо, "Терміново" повідомляло, що ціла сім’я отруїлась чадним газом на Тернопільщині.
Понад рік рідні чекали звістки: підтвердилась втрата Героя зі Збаражчини
На Тернопільщину надійшла чергова сумна звістка. Понад рік рідні чекали інформації про долю нашого захисника, та, на жаль, підтвердилось найгірше. Андрій Савечко зі Збаражчини загинув 17 листопада 2024 року. Про втрату розповів міський голова Збаража Роман Полікровський. "На жаль, ще одну велику втрату має Збаразька громада. Наш захисник Андрій Савечко, 1975 р.н., який вважався безвісти зниклим, як з'ясувалося, загинув 17 листопада минулого року під час виконання бойового завдання поблизу Торецька Бахмутського району Донецької області. Молодший сержант служив сапером інженерно-саперного взводу. Висловлюємо щире співчуття рідним та близьким Героя. Розділяємо непоправне горе втрати найдорожчої людини. Зустріч захисника відбудеться у Сквері Героїв завтра, 30 грудня, о 14 годині. Після спільної молитви колона попрямує до рідної оселі Андрія на вулицю Куліша, де буде відслужена панахида, а далі - до церкви Христового Воскресіння, де відслужать парастас", - йдеться у повідомленні. Поховають Героя 31 грудня у […]
І дорослі, і діти: ціла сім’я отруїлась чадним газом на Тернопільщині
На Тернопільщині сталося масове отруєння чадним газом. Постраждали дорослі та діти. Про випадок розповіли у ГУ ДСНС України у Тернопільській області. Рятувальники закликали дотримуватись життєво важливих правил, щоб уберегти себе та близьких. "Зокрема, 24 грудня о 20:30 до оперативно-диспетчерської служби надійшло повідомлення про те, що у приватному житловому будинку у селі Сухівці чадним газом отруїлись п’ятеро людей, серед них — двоє дітей. За попередніми даними, причина — негерметичність камери згоряння твердопаливного котла. Усіх постраждалих у стані середньої тяжкості госпіталізували до реанімаційного відділення. Надзвичайники, нагадують, чадний газ небезпечний тим, що його неможливо відчути: він не має ані кольору, ані запаху, ані смаку. Він утворюється, коли паливо (газ, дрова, вугілля, бензин) згорає не повністю через нестачу кисню. Навіть невелика концентрація може бути смертельною", - йдеться у повідомленні. Нагадаємо, "Терміново" розповідало, що у страшній пожежі на Тернопільщині загинув чоловік. Він встиг винести свою […]
