Будьмо реалістами – весь документообіг, окрім випадків банківської або державної таємниці, буде здійснюватись саме в електронному вигляді. Це стає абсолютно зрозумілим, якщо подивитись лише на декілька переваг ЕДО перед аналоговим документообігом:
- ЕДО швидше. Відправити документ по електронній пошті чи з інтерфейса програми Медок електронний документообіг займає дві секунди, тим часом як ті ж дії з папірцями заберуть дні, якщо не тижні.
- Це більш секʼюрно. Себто, безпечніше. Зберігати електронні документи на декількох серверах набагато надійніше, аніж зберігати дві копії договору в двох підвальних архівах.
- Це дешевше. Так, програми електронного документообігу потребують сплати ліцензії на рік чи два. Але якщо ми візьмемо будь-яку програму на кшталт Медок, ціна ліцензії на рік буде дорівнювати вартості паперу, фарби для принтеру та зарплатні спеціально навченої людини за тиждень-два.
- Це просто. Принципи роботи з електронними документами максимально прості. Ви підписуєте документ своєю електронно-цифровою печаткою чи підписом та відправляєте його поштою на таке ж підписання зі сторони контрагента. Не потрібно шукати відповідальну персону з правом підпису, печатку чи збиратись з контрагентом в офісі для заключення контракту.
Таким чином, система електронного документообігу стає незамінним спрощувачем життя підприємця.
Як переналаштувати підприємство
Для того щоб осучаснити власну компанію чи правильно налаштувати новий ФОП варто зробити декілька простих кроків.
По-перше, оцінити, що ви маєте на сьогодні. Якщо це новий ФОП – прекрасно, одразу переходимо до пункту 2. Якщо це працююче підприємство, то потрібно зібрати всі типи документів, якими ви користуєтесь – внутрішні, зовнішні. Класифікувати їх та згодом перевірити яка програма ЕДО дозволить вам закрити якщо не 100 відсотків потреб обігу, то по максимуму.
По-друге, треба зробити собі електронно-цифровий підпис. Якщо документи в компанії підписують декілька осіб, то оформити одразу декілька підписів та печаток. Не хвилюйтесь – кожен підпис унікальний і ви завжди будете знати хто саме підписав той чи інший документ від компанії.
По-третє вам необхідно обрати програму. На ринку України їх знайдеться десяток, кожна із своїми плюсами та мінусами. Наприклад, можливо купити Медок у Києві на ukrzvit.ua або ж викликавши спеціалістів за налаштування до себе в офіс. Хороші компанії з інтеграції ЕДО обовʼязково проведуть вам консультацію та будуть підтримувати ваших співробітників у процесі користування.
По-четверте – користуватись програмою. Часто буває, що компанії інтегрують правильні нові інструменти в процес роботи, які поліпшують життя всіх співробітників. Але зміни потребують зусиль, тож працівники можуть саботувати використання нового просто тому, що не потрібно нічому новому вчитись. Тож, задача керівника полягає не лише в імплементації ЕДО, але й контролі його використання на перших порах.
About the author
Забув, де залишив авто: тернополянин заявив про викрадення власної машини
Повідомив про незаконне заволодіння авто, а виявилося — просто забув, де припаркував Днями патрульні отримали повідомлення, що автомобіль АЗЛК-2141 припаркований із порушенням ПДР та заважав проведенню аварійних робіт. Про це повідомляє патрульна поліція Тернопільської області. Інспектори прибули на місце та під час перевірки встановили: автомобіль перебуває в розшуку як викрадений. Патрульні зв’язалися з власником легковика та повідомили, що його авто виявили на одній із вулиць міста. Чоловік, згадавши всі обставини, пояснив: "Я просто забув, де припаркував транспортний засіб — його ніхто не викрадав". За завідомо неправдивий виклик спеціальних служб на громадянина винесли постанову за ст. 183 КУпАП. У подібних ситуаціях важливо спершу перевірити всі можливі місця, де могло залишитися майно, і лише після цього повідомляти про його можливе викрадення. Адже на такі повідомлення одразу орієнтують усі екіпажі поліції.
Вовки роздерли собаку під Бучачем? У міській раді розповіли, чи є загроза людям
У Бучацькій громаді на Тернопільщині перевіряють повідомлення про можливу появу вовків поблизу населених пунктів. Мережею поширювалась інформація, що вовки роздерли собаку. Про це повідомляється на Facebook-сторінці Бучацької міської ради. Що з'ясувала міська рада щодо собаки в Жизномирських гаях Раніше поширилась інформація, що в Жизномирських гаях вовки роздерли собаку. Ця інформація не відповідає дійсності. Після з'ясування обставин встановили, що це були не вовки. Між собаками сталася сутичка, і саме через неї загинула тварина. Цю інформацію підтвердив власник загиблого собаки. Мешканці й далі повідомляють про появу вовків у різних місцях громади. Тому міська рада звернулась із проханням до жителів: не залишатися байдужими та повідомляти про такі випадки; робити це лише тоді, коли тварину побачено безпосередньо; за можливості надавати фото- чи відеоматеріали. Якщо хтось особисто бачив вовка або має іншу підтверджену інформацію про хижаків, звертатися потрібно до Бучацької міської ради, кабінет №313. У […]
Навчання з 1 вересня, робочі суботи та безкоштовні обіди: що зміниться у школах Тернополя
У Тернопільській громаді визначили графік навчального року. Про це повідомили у Тернопільській міській раді. Новий 2026/2027 навчальний рік у закладах освіти Тернопільської міської територіальної громади розпочнеться 1 вересня в очному форматі. Водночас організація навчання залежатиме від безпекової ситуації. У громаді особливу увагу приділяють готовності укриттів та створенню безпечних умов для перебування і навчання дітей. Коли будуть канікули Перший семестр триватиме з 1 вересня до 25 грудня 2026 року, а другий — з 11 січня до 29 травня 2027 року. Через необхідність забезпечити встановлену кількість навчальних днів у першому семестрі для школярів передбачили робочі суботи. Навчання в ці дні відбуватиметься почергово в очному та дистанційному форматах. Завдяки цьому зимові канікули розпочнуться раніше — 14 грудня 2026 року, і триватимуть до 10 січня 2027 року. Графік канікул виглядатиме так: осінні — 26 жовтня – 1 листопада 2026 року; зимові — 14 грудня […]
На Кременеччині 78-річний водій ВАЗ зіткнувся з мотоциклом: постраждав підліток
29 серпня на Лановеччині сталася ДТП. Повідомлення про аварію на спецлінію Лановецького відділення поліції надійшло о 17:14. Про це повідомили у Національній поліції в Тернопільській області. За попередніми даними, 78-річний водій автомобіля ВАЗ 21121, виїжджаючи з другорядної дороги на головну, не переконався у безпечності маневру. У результаті легковик зіткнувся з мотоциклом Kawasaki Z750. Двоколісним транспортним засобом керував неповнолітній житель Кременецького району. Внаслідок ДТП хлопець отримав травми. Його госпіталізували до травматологічного відділення. Правоохоронці встановлюють усі обставини та причини аварії.
Сотні людей у Тернополі залишаться без води 2 вересня: адреси
У Тернополі 2 вересня частина споживачів залишиться без холодного водопостачання. Причина — проведення ремонтних робіт на водопровідній мережі на вулиці Володимира Лучаковського. Як повідомляють КП "Тернопільводоканал", водопостачання буде припинено з 9:00 до 19:00. Тимчасові обмеження стосуватимуться житлових будинків та адміністративних приміщень за такими адресами: вул. Тролейбусна: №3Б, 5, 5А, 5Б, 5В, 5Г, 5Д, 5Е, 5Ж; вул. Надзбручанська: №2, 2А, 2Б; вул. Сергія Короля: №53А. Мешканців цих будинків просять завчасно подбати про необхідний запас питної та побутової води. Комунальники перепрошують за тимчасові незручності та запевняють, що після завершення ремонтних робіт водопостачання буде відновлено.
У Тернополі маршрутка збила жінку, вона у комі
28 серпня у Тернополі сталася ДТП за участі маршрутки. Про це повідомили у ГУ Нацполіції у Тернопільській області. "З важкими тілесними ушкодженнями 28 серпня до лікарні бригада екстреної медичної допомоги госпіталізувала жительку Тернополя 1953 року народження. Травми жінка отримала у ДТП. При виїзді слідчо-оперативної групи стало відомо, що водій маршрутного таксі ATAMAN A092, рухаючись вулицею Київська в напрямку 15-го Квітня, на нерегульованому переході допустив наїзд на пішохода", - йдеться у повідомленні. Потерпіла отримала переломи та перебувала у комі. Водій попередньо тверезий. "У чоловіка взяли зразки крові для перевірки на вміст алкоголю. За даним фактом слідчі поліції відкрили провадження відповідно до частини 2 статті 286 Кримінального кодексу України", - додали у поліції.
