15.10.2024
Новини Промо

Як організувати переїзд офісу: покрокова інструкція

Переїзд офісу (inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv) – це складний і відповідальний процес, що вимагає ретельного планування і чіткої організації. За статистикою, компанії змінюють своє місце розташування в середньому раз на 7-10 років.

Причинами переїзду можуть бути розширення бізнесу, оптимізація витрат, підвищення престижу фірми або закінчення терміну оренди. Але якими б не були мотиви, переїзд завжди пов’язаний зі стресом, часовими та фінансовими витратами.

Як обрати транспортну компанію для офісного переїзду?

Вибір надійної транспортної компанії – один із ключових чинників успішного офісного переїзду. Але як серед безлічі пропозицій на ринку знайти дійсно гідного підрядника? Ось кілька практичних порад:

  • Віддавайте перевагу перевізникам, які спеціалізуються саме на офісних переїздах і мають у цій сфері солідний досвід. Наприклад, вже понад 5 років займається перевезенням вантажів по Києву компанія Inka Trans.
  • Переконайтеся, що у перевізника є всі необхідні дозволи на транспортування вантажів, а також поліси страхування відповідальності та вантажів.
  • Сучасний і технічно справний транспорт – важлива умова безпечного та ефективного перевезення. Дізнайтеся, які види машин (вантажівки, фургони, палетні борти) є в розпорядженні компанії, який їхній середній вік і як часто вони проходять техобслуговування.
  • Обговоріть умови договору та оплати. Уважно вивчіть типовий договір вантажного таксі. Переконайтеся, що в ньому детально прописані всі умови перевезення: строки, обсяги, маршрут, вимоги до пакування та маркування, порядок приймання-передавання вантажу, відповідальність сторін, форс-мажори тощо.

Що входить у саму організацію офісного переїзду?

  1. Формування бюджету та пошук нового офісу. На цьому етапі потрібно визначити фінансові рамки переїзду, скласти список вимог до нового приміщення (площа, розташування, інфраструктура, паркування тощо) і почати його активний пошук. У середньому на це завдання йде від 2 тижнів до 1,5 місяців.
  2. Планування і розподіл обов’язків. Тут необхідно скласти детальний план переїзду з розбивкою за завданнями, термінами та відповідальними.
  3. Після підписання договору оренди потрібно підготувати нове приміщення до в’їзду: зробити ремонт (якщо потрібно), провести прибирання, встановити необхідне обладнання, налаштувати інженерні системи (вентиляцію, кондиціонування, пожежну сигналізацію тощо).
  4. За кілька днів до переїзду потрібно організувати пакування меблів, техніки, документів та особистих речей співробітників.
  5. Після переїзду не забудьте внести зміни до юридичної адреси, оновити контакти на сайті, в соцмережах, на візитках та іншій фірмовій поліграфії. А також розіслати партнерам, клієнтам і контрагентам повідомлення про зміну адреси.
Перейти до панелі інструментів